ALCANZANDO LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL A TRAVÉS DE LA DIGITALIZACIÓN Y LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

INTRODUCCION

La digitalización y la automatización de procesos pueden ser unos poderosos habilitadores de esta transformación digital.

Muchas organizaciones están empezando a tomar medidas para acelerar su viaje de transformación digital mediante una combinación de digitalización, mejor gestión de la información y automatización de procesos de negocio. Sin embargo, se enfrentan a una serie de desafíos. Muchos citan como uno de sus mayores retos, conseguir el compromiso de sus empleados, la gestión del cambio y justificar sus inversiones.

Aquellos con los que colaboramos ya van por delante en su camino hacia la transformación digital y empiezan a cosechar sus beneficios, superando a su competencia cuando se trata de retención de clientes, productividad y compromiso de los empleados.

DIGITALIZAR, DIGITALIZAR UN NEGOCIO Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL, ¿CUÁLES SON LAS DIFERENCIAS?

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE DIGITALIZAR Y DIGITALIZAR UN NEGOCIO?

En inglés podemos hablar de digitization y digitalization para diferenciar entre la definición más tradicional y la más moderna y que viene muy asociada a la transformación digital.

Las cosas de las que hablamos quedan más claras.

Podemos posicionarnos como expertos en estos temas cuando hablamos con clientes, socios y proveedores.

Aprendemos a usar los términos correctamente.

Y lo más importante, no creamos confusión en estos tiempos en los que todo el mundo utiliza términos iguales para diferentes propósitos, lo que les hace perder su sentido.

¿CUÁL ES EL SIGNIFICADO DE DIGITALIZAR?

Significado más Tradicional

La digitalización trata de crear una versión digital (bits y bytes) de cosas analógicas o físicas como documentos en papel, imágenes de microfilm, fotografías, sonidos y más.

La digitalización no significa reemplazar el documento original, la imagen, el sonido, etc., aunque algunas veces el original se destruye.

DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS

Es habitual que no nos quedemos solo con esa imagen del documento. ¿Para qué escanear un documento si no se utilizan los datos que contiene?

En cierto sentido, se trata de un sinónimo de automatización.

Cuando se escucha a la gente decir “hemos digitalizado”, la mayoría de las veces significa que han pasado del papel a los datos digitales y de los procesos manuales que trataban con el papel, a flujos de trabajo y procesos digitales y automatizados.

¿QUÉ ES DIGITALIZAR UN NEGOCIO?

En los negocios, la digitalización a menudo se refiere a la habilitación, mejora y transformación de operaciones comerciales, funciones empresariales, procesos de negocio, actividades empresariales, etc., aprovechando las tecnologías digitales y un uso y contexto más amplio de los datos digitalizados, convirtiéndolos en procesables, con un beneficio específico en mente. Requiere digitalización de información, pero es mucho más, y en el centro mismo de esto están los datos.

 Mientras que la digitalización de información es más sobre sistemas de registro, la digitalización de negocios es sobre sistemas de conocimiento, aprovechando datos y procesos digitalizados.

En general, la digitalización de negocios es vista como el camino hacia el negocio digital y la transformación digital, así como la creación de nuevos flujos de ingresos y ofertas digitales.

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE DIGITALIZACIÓN DE NEGOCIOS Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

La transformación digital, tal como la usamos hoy en día, es un concepto más amplio que digitalizar un negocio para convertirlo en un negocio digital.

“La transformación digital es la transformación profunda y acelerada de las actividades, los procesos, las competencias y los modelos empresariales para aprovechar plenamente los cambios y las oportunidades de las tecnologías digitales y su impacto en la sociedad de una forma estratégica y priorizada”.

Resumiendo, se puede decir que la transformación digital requiere la digitalización de negocios para convertirlos en empresas digitales y también necesita la digitalización de información, ya que el pegamento y un activo de la transformación digital y de la digitalización de negocios son obviamente los datos (digitales), que nos aportan información, conocimiento, inteligencia, acción y cambios en los modelos de negocio.

LAS OPORTUNIDADES DE AUTOMATIZACIÓN EN PROCESOS DE NEGOCIO

Tu organización tiene una serie de procesos empresariales que le llevan desde el punto A al punto B. Al automatizar ese flujo de trabajo, se puede aumentar la productividad, reducir errores y alcanzar los objetivos con el menor tiempo de espera posible.

Estos son sólo algunos ejemplos de procesos empresariales que se pueden automatizar:

•      Formación de los empleados (solicitudes, aprobación, registros de terminación, reembolso)
•     Seguimiento de solicitantes de empleo.
•     Incorporaciones y contrataciones de empleados, vendedores, clientes.
•     Pedidos y procesamiento de facturas.
•     Diligencia debida. Cambios en el producto.
•    Cualquier cosa que requiera un procedimiento rutinario, notificación, proceso de aprobación o transferencia manual.

¿CUALES SON LOS BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO?

Visibilidad

Puedes ver dónde está un elemento en el flujo de trabajo.

Responsabilidad

Hay menos posibilidades de que haya confusión, archivos perdidos y acusaciones.

Gestión documental

Se evita la dependencia del papel. Reduce el tiempo que los empleados dedican a archivar y recuperar documentos. Se reducen los documentos perdidos y el tiempo de búsqueda. Además, los clientes disfrutan de un mejor servicio.

Eficiencia

Ayuda a los empleados a hacer más con menos. Las alertas y los recordatorios de tareas pueden generarse automáticamente.

Visión Empresarial

Permite analizar las tendencias del negocio, identificar cuellos de botella repetitivos y controlar los tiempos de respuesta. La automatización de procesos de negocio ahorra dinero en términos de tiempo empleado, papel, menos productos devueltos y muchas otras métricas.

¿CÓMO SABER SI NUESTROS PROCESOS DE NEGOCIO PUEDEN SER AUTOMATIZADOS?

¿Están nuestros procesos de negocio preparados para la automatización? Evita la trampa de centrarte en cómo el proceso se realizará una vez automatizado en lugar de centrarte en lo que va a ser automatizado.

¿ESTÁ EL PROCESO ESTANDARIZADO?

Uno de los mayores desafíos en la automatización de procesos es la falta de estandarización. Tener el proceso estandarizado y documentado a un nivel de detalle suficiente es fundamental para una automatización exitosa.

¿CON QUÉ FRECUENCIA CAMBIA TU NEGOCIO?

Cambios de proceso frecuentes pueden ser perjudiciales para el éxito de la automatización de un proceso de negocio si eso no se tiene en cuenta desde el principio en el diseño de la solución automatizada.

¿CUÁNTO DEL PROCESO DE NEGOCIO NECESITA SER AUTOMATIZADO?

Presta especial atención a las áreas que cambian con frecuencia, o a los puntos de decisión que comúnmente terminan en una respuesta de “depende”.

¿ES TU PROCESO DE NEGOCIO ACTUAL EL CORRECTO PARA LA AUTOMATIZACIÓN?

Ten cuidado con la automatización de los malos procesos.

HOJA DE RUTA PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Las empresas que mejor lo están haciendo combinan la actividad digital con un fuerte liderazgo para convertir la tecnología en transformación.

Aquellas empresas que han iniciado su transformación digital están transformando digitalmente tres áreas clave de sus empresas:

•      Experiencia del cliente.
•      Procesos operativos.
•      Modelos de negocio.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN CUANTO A EXPERIENCIA DEL CLIENTE

Son la comprensión del cliente, el crecimiento en ventas y los puntos de contacto con el cliente.

COMPRENSIÓN DEL CLIENTE

Muchas empresas aprovechan ahora sus inversiones anteriores en sistemas para conseguir entender segmentos específicos de mercado.

Además, están aprendiendo a promover sus marcas de manera más efectiva a través de los medios digitales. También están construyendo nuevas comunidades online para asesorar y fidelizar a sus clientes.

Muchas organizaciones están trabajando ya con big data para mejorar su capacidad analítica y poder entender a los clientes con más detalle. Otras empresas analizan datos para intentar encontrar la forma de dirigir el comportamiento de sus clientes.

CRECIMIENTO EN VENTAS

Las empresas están utilizando la tecnología para mejorar las conversaciones de ventas de sus comerciales con los clientes. Por ejemplo, muchas compañías hacen ya que sus comerciales utilicen presentaciones basadas en tablets en lugar de papel cuando van a visitar a sus clientes.

Otras muchas están introduciendo herramientas móviles para ayudar al personal de ventas a trabajar directamente con su CRM sin necesidad de tener que volver a la oficina. Hay algunas fuerzas de ventas que están reemplazando las interacciones en persona con interacciones digitales.

Algunas empresas tratan de hacer la vida más fácil al cliente, simplificando sus procesos a través de algún plug-in digital en su página web de ecommerce.

Un supermercado online, por ejemplo, puede cargar automáticamente la última lista de compras de un cliente para agilizar el proceso de compra, permitiendo a los clientes tiempo extra para mirar otros productos.

PUNTOS DE CONTACTO CON EL CLIENTE

El servicio al cliente puede ser mejorado significativamente con iniciativas digitales.

Las empresas con múltiples canales para el cliente están experimentando cierta presión para proporcionar una experiencia integrada.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN CUANTO A PROCESOS OPERATIVOS

Las empresas también están logrando beneficios muy fuertes al transformar los procesos internos a través de la digitalización de procesos, la habilitación de los trabajadores y la gestión del rendimiento.

DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS

 La automatización puede permitir a las empresas reorientar a su gente en tareas más estratégicas.

La automatización permite que el personal de i+D+i pueda centrarse en la innovación y la creatividad en lugar de hacer constantemente esfuerzos repetitivos.

HABILITACIÓN DEL TRABAJADOR

En esencia, el trabajo a nivel individual se ha virtualizado, separando el proceso de trabajo de la ubicación del trabajo.

Mientras tanto, las herramientas de colaboración y creación de redes de la empresa permiten a los empleados hablar con cualquier persona de la organización desde cualquier lugar donde se encuentren.

Las herramientas que virtualizan el trabajo individual se convierten en poderosos facilitadores de intercambio de conocimientos. También están adquiriendo cada vez más acceso a una visión única y global de las interacciones de la compañía con los clientes.

GESTIÓN DEL RENDIMIENTO

Los sistemas transaccionales proporcionan a los ejecutivos una visión más profunda de los productos, las regiones y los clientes, permitiendo tomar decisiones sobre datos reales y no sobre suposiciones.

El nivel de detalle también está aumentando, permitiendo a los gerentes comparar el estatus entre los sitios o reasignar la capacidad de fabricación del producto de manera que antes no podían hacer. Más allá de estar mejor informados, la transformación digital está cambiando el proceso de toma de decisiones estratégicas.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN CUANTO A MODELOS DE NEGOCIO

NEGOCIOS MODIFICADOS DIGITALMENTE

No se trata de cambiar la forma en que se utiliza la tecnología, sino de cambiar la forma en que se hacen negocios.

Otros negocios están construyendo envolturas digitales o de servicio alrededor de sus productos tradicionales.

NUEVOS NEGOCIOS DIGITALES

Las empresas también están introduciendo productos digitales que complementan sus productos tradicionales.

Otras empresas están cambiando los modelos de negocio mediante la reorganización de los límites de su negocio a través de lo digital.

GLOBALIZACIÓN DIGITAL

Las empresas se están transformando cada vez más, pasando de ser multinacionales a realizar operaciones verdaderamente globales. La tecnología digital, junto con la información integrada, está permitiendo a las empresas obtener sinergias globales sin dejar de responder localmente.

Los servicios compartidos globales promueven la eficiencia y reducen el riesgo. Incluso promueven la flexibilidad global.

CONCLUSIÓN

Es importante conocer la diferencia entre simplemente digitalizar o digitalizar procesos y el verdadero concepto de transformación digital, lo que implica y cómo afecta, internamente y a tu entorno (clientes, proveedores, partners,...) Empresas de todas las industrias y regiones ya se benefician de esta transformación digital. Ya sea en la manera en que los individuos trabajan y colaboran, la forma en que los procesos de negocio se ejecutan dentro de los límites de la organización, o en la forma en que una empresa entiende y sirve a los clientes, la tecnología digital ofrece una gran cantidad de oportunidades. Recordando siempre que el enfoque es importante. No es necesario transformar todas estas áreas a la vez. Pero teniendo siempre en cuenta que las empresas mejor gestionadas están constantemente identificando nuevas maneras de redefinir la forma en que trabajan en la nueva era digital.